Le réglement intérieur

Article 1 :
L’association est dirigée par un Collège dont les membres sont élus conformément aux règles définies par les statuts de l’Association.

Article 2 : LE COLLEGE
Les membres du Collège sont les Administrateurs, membres élus par l’Assemblée Générale.
Le Collège élit le Bureau Directeur de l’Association.
Le Collège délibère de toutes les questions ayant trait à la gestion ou à l’administration de l’Association qui lui sont soumises par l’Assemblée Générale.
Ces décisions sont votées à main levée ou à bulletin secret et, en cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Les scrutins du Collège peuvent être secrets à la demande soit du Président du Bureau, soit d’un membre présent.
Le collège règle les factures et encaisse les recettes.

Article 3 : LE BUREAU DIRECTEUR

Le Bureau exécute les décisions prises en Collège.
Il coordonne et arbitre toutes les décisions des Collégiens.
Il dresse le calendrier des rassemblements et des rencontres.
Il règle les litiges et malentendus survenant à l’intérieur de l’Association en organisant des réunions au besoin.

Article 4 : LE PRESIDENT

Il a la responsabilité de l’ensemble de l’Association qu’il gère et administre en liaison avec le bureau du Collège. Il pourra être assisté par un Vice Président désigné parmi les Administrateurs.
Il fixe la date, le lieu, l’heure et l’ordre du jour de l’Assemblée Générale.
Il anime les Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires, ainsi que les réunions du Collège. Il se fait remplacer en cas d’absence.
Il vise les comptes-rendus avant de les faire diffuser.
Il ordonne les dépenses.
Il réalise toutes les actions visant à la valorisation de l’Association et de ses adhérents.
Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile et est autorisé à ester en justice.

Article 5 : LE SECRETAIRE

Il assiste le Président pour toutes les questions administratives. Il pourra être assisté par un Secrétaire Adjoint désigné parmi les Collégiens.
Il est en outre chargé :
– du courrier concernant le Bureau du Collège ;
– des convocations aux réunions ;
– de préparer les réunions du Collège et des Assemblées Générales, et rédige leurs ordres du jour ;
– de rédiger les comptes-rendus du Collège et les procès-verbaux des Assemblées Générales, validés et émargés par les membres du bureau.
– de tenir un registre où sont inscrits les comptes-rendus des réunions, du Collège et des Assemblées Générales ;
– de faire les déclarations réglementaires à la Préfecture ;
– des relations avec les différents organismes administratifs (Assurances, Mairie, Préfectures, Maison des associations etc. excepté la banque qui est le domaine du Trésorier.

Il est responsable des archives.
Il tient le registre côté et paraphé de la Préfecture sur lequel sont inscrits les statuts, leurs modifications éventuelles, les changements de titre de l’Association, la liste des membres du Collège successifs en fonction.

Article 6 : LE TRESORIER

Il assiste le Président pour toutes les questions d’ordre financier. Il pourra être assisté par un Trésorier Adjoint désigné parmi les Collégiens.
Il est chargé :
– des relations avec les organismes bancaires ;
– de récolter les cotisations des adhérents et les versements des abonnés.
– de récolter en début de saison les versements des abonnés pour les contrats d’abonnement signés avec chaque producteurs. Les paiements sont faits par chèque, les paiements en numéraires ne pouvant être admis que dans des cas tout à fait exceptionnels.
– d’assurer le versement au producteur pour encaissement, à dates prévues en accord avec chaque abonnés.
– de la bonne tenue de la comptabilité de l’ensemble de l’Association.
Les recettes font obligatoirement l’objet d’un dépôt en banque dans les meilleurs délais.
Son registre de comptabilité est présenté à chaque réquisition du Président et à chacune des réunions du Bureau, du Collège et des Assemblées Générales.
Les retrait d’argent et règlements se font obligatoirement sur avis du Président.

Article 7 : LES ADMINISTRATEURS
Les Administrateurs sont les Référents chargés de tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’Amap Les Paniers Bio du Lys et en assurent l’animation, la promotion et le développement.
Outre les membres du Bureau Directeur, les Administrateurs peuvent se voir attribuer un rôle de Référent dans les missions non exhaustives suivantes :

  • Le Référent Producteur

Il s’occupe de la bonne gestion de l’information et de la communication entre l’exploitation et le groupe. Il gère notamment :
– L’organisation des réunions avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning de production, le prix moyen et le nombre de paniers ;
– L’établissement des contrats d’engagement avec le producteur ;
– La distribution et la collecte des documents d’évaluation de la saison.

  • Le (ou les) Référent(s) Autres Producteurs

Il s’occupe de trouver de nouveaux producteurs permettant d’élargir la palette de produits distribués dans le respect des engagements Amap et de permettre à ces derniers de bénéficier du même soutien que le maraîcher.
Le référent producteur rencontre chacun des producteurs avec lesquelles l’Amap Les Paniers Bio du Lys est en relation et met au point les mêmes formalités que le Référent Producteur.

  • Le (ou les) Référents Adhérents (permanents et intermittents)
    – Il tient les listes des adhérents, des contacts et des intermittents du panier à jour, met en relation des membres souhaitant des paniers, gère les listes d’attente éventuelles.
    – Ses coordonnées apparaissent sur les différents supports d’information de l’Amap Les Paniers Bio du Lys, en tant que contact principal.
  • Le référent distribution
    – Il s’assure de la présence, à chaque distribution et à tour de rôle, d’au moins deux membres de l’Amap Les Paniers Bio du Lys chargés d’aider l’agriculteur à disposer les denrées, afficher la composition du panier, accueillir les participants. Pour cela, il demande aux membres abonnés de s’inscrire pour au moins une distribution lors de la prise des abonnements, et les contacte deux jours avant pour s’assurer de leur présence.
    – Il organise le tableau de permanences correspondantes, vérifie qu’il y a bien tout le matériel nécessaire (Tables et tréteaux, Balances, Ardoises, produits de nettoyage…) et explique le déroulement d’une distribution aux nouveaux.
  • Le (ou les) Référent(s) communication Il organise l’édition du bulletin de liaison rendant compte des nouvelles de la ferme, des recettes de cuisine, l’agenda, etc. Ces informations pourront être également publiées sur Internet ou sur tout autre support susceptible de servir la communication de l’Association.
  • Le Référent Support Internet Il s’occupe de la maintenance et du site et de la mise à jour des informations envoyées par les autres membres de l’amap ou par le bureau lorsqu’un compte-rendu d’assemblée a été rédigé.
  • Le (ou les) Référent(s) réseau et Inter-Amap Il est inscrit auprès du groupe de discussion de l’Alliance Ile de France et Sud 77. Il fait redescendre les informations intéressantes de l’Alliance Ile de France ou de la structure régionale au niveau de l’Amap Les Paniers Bio du Lys. De même il fait remonter les informations intéressantes de l’Amap Les Paniers Bio du Lys au niveau du réseau. Il travail également avec les autres Amap avoisinantes.

Chaque référent est responsable de la bonne marche de son domaine d’action.
Il assure la liaison et rend compte au Bureau du Collège de tout évènement survenu dans son domaine d’action.
Il rend compte de son action à toute instances et réunions nécessaires.
Il assiste le Président pour toutes les questions liées à l’Association.
Ces rôles sont de préférence tenus par des personnes différentes. Ils peuvent être tenus par autant de personnes que nécessaire. La liste des référents et leurs mandats est définie d’Assemblée Générale.

GESTION

Article 8 : LES RESSOURCES DE L’ASSOCIATION
Ce sont :
– Les subventions publiques (Conseil Général et Régional – Municipalité).
– Les dons et les recettes divers.
– Les cotisations des adhérents.

Article 9 : LE MEMBRE ADHERENT
La participation à l’Amap Les Paniers Bio du Lys implique une adhésion annuelle individuelle, valable par année civile, dont le montant est revu tous les ans lors d’une assemblée Générale.
Tout membre adhérent à l’Association doit, pour être accepté :
– Se conformer aux statuts et règlements ;
– Remplir et signer une feuille d’adhésion (Annexe 1) ;
– Verser annuellement le montant de la cotisation prévue ;

Une fois le calcul du prix d’abonnement fixé avec les producteurs, le membre peut passer un contrat d’abonnement établi à titre individuel entre lui et l’un ou plusieurs des producteurs avec lesquels l’Amap Les Paniers Bio du Lys est en relation (Annexe 2). Il :

– S’engage à respecter le contrat passé avec l’agriculteur en payant à l’avance la distribution des produits. En échange de quoi il recevra des légumes frais, disponibles à mesure qu’ils mûrissent, et éventuellement d’autres produits de l’agriculture paysanne.
– Reconnaît que les intempéries, les ravageurs et les maladies font partie intégrante de l’agriculture et peuvent nuire à la récolte. Il accepte d’assumer ces risques, sachant toutefois qu’il recevra sa juste part de la récolte de la saison ;
– S’engage à venir chercher son panier au jour et à l’heure dits ;
– S’efforce de rechercher un remplaçant parmi les intermittents du panier s’il ne peut pas prendre son panier. Il s’engage à prévenir le référent de la distribution ou les personnes chargées de la distribution du nom de son remplaçant. Si un membre n’est pas présent à la distribution et n’en a pas averti les référents mentionnés, son panier sera redistribué entre tous ou pourra être cédé à une œuvre sociale ou caritative…
– S’engage à assurer au moins une distribution par saison et à suivre les recommandations du référent distribution en la matière.

Article 11 : LE MEMBRE INTERMITTENT DU PANIER

Un intermittent du panier est un membre qui veut bénéficier ponctuellement de paniers non pris par les membres adhérents permanents.
Dans le cas où un intermittent du panier prend un panier, il en règle le montant au membre adhérent qu’il aura remplacé.

Article 12 : LISTE D’ATTENTE

Une liste d’attente d’abonnement avec un producteur pour une saison à venir est constituée dans l’ordre des personnes suivantes :
– Membres déjà adhérents, détenteurs d’un panier intermittent ou sans panier dans l’ordre de la manifestation de leur intérêt et après avoir réglé leur cotisation d’adhésion à l’Association.
Pour les personnes non membres de l’AMAP Les Paniers Bio du Lys, l’inscription n’est effective que si la personne a assisté au moins à une Assemblée Générale ou à une distribution. L’inscription sur la liste d’attente ne garantit pas l’obtention d’un panier.

RESPONSABILITÉ CIVILE

Article 13 :

Le Collège décline toute responsabilité envers les membres à qui il arriverait un accident lors des Assemblées, des distributions, des rencontres ou regroupements et des sorties. Ces derniers doivent, si besoin, contracter une assurance individuelle couvrant leurs activités liées à leur participation à l’Association Les Paniers Bio du Lys .

Article 14 :
Tout membre de l’Association qui n’observerait pas ce règlement serait appelé à comparaitre devant le Collège. Le contrevenant se verrait rappeler ses engagements et une pénalité pourra lui être proposé au Conseil de Discipline, allant de l’avertissement jusqu’à la radiation.

DISCIPLINE

Article 15 :
Tout membre est tenu d’observer une attitude strictement correcte dans ses gestes et ses propos, dans quelques lieux ou circonstances que se soit.
Aucune altercation ou rixe ne saurait être tolérée.

Article 16 :
Lors d’un déplacement chaque membre respectera en plus du présent règlement, les consignes et règles qui auront été établies par l’établissement fréquenté.

Article 17 :
Les sanctions sont établies par décision du Conseil de Discipline composé par le Collège.
Elles vont de :
– Avertissement verbal
– Avertissement écrit
– Exclusion définitive sans remboursement de la cotisation (Radiation).

Article 18 :

La qualité d’adhérent lui est retirée en cas :
– de non respect du règlement
– de manquement aux règles comportementales, de politesse, de respect physique et morale d’autrui, après avoir été averti à plusieurs reprises par le Collège.
– où il serait pris en flagrant délit de vol ou dégradations des biens de l’association ou des adhérents.
– de manquement aux règles de sécurité, dans la manipulation et le rangement du matériel après avoir été averti à plusieurs reprises par le Collège.

Article 19 :

Le Collège de l’Association décidera de toute initiative à prendre pour les cas imprévus dans le présent Règlement.

 

Vous pouvez le retrouver ici : Reglement_Interieur_V2-1

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